PRODUKTIVNOST 101 – DODATNE TEHNIKE UPRAVLJANJA S ČASOM
POSLUŠAJ NA: APPLE PODCASTS | SPOTIFY | STITCHER | GOOGLE PODCAST
V 29. epizodi podcasta Lovim ravnotežje zaključujeva niz šestih epizod na temo produktivnosti. Danes ti bom predstavila še nekaj dodatnih tehnik za bolj učinkovito upravljanje s časom.
Če nisi poslušala prejšnjih epizod v sklopu produktivnosti, ti svetujem, da poslušaš najprej 24., 25., 26., 27. in 28. epizodo,v katerih sva se že spoznali z načini, kako učinkovito upravljaš z nalogami, koledarjem, zapiski, fizičnimi in digitalnimi dokumenti ter e-nabiralnikom in e-pošto. Fino je, da najprej poslušaš predhodne epizode, saj se vsebina na njih navezuje, nato pa se vrni nazaj na današnjo, 29. epizodo.
V današnji epizodi sem omenila krasen razpis #OkvirPomoči, ki so ga pripravili v NLB in s katerim bodo slovenskim podjetniškim zgodbam pomagali pri ponovnem zagonu po koronavirusu. Če imaš podjetniško zgodbo in bi jo delilas širšim občinstvom, potem skoči na NLB razpis #OkvirPomoči in se prijavi. Razpis je odprt do 1. 6. 2020.
Paretov princip
Ali pravilo 80 / 20 je močan analitični okvir za razumevanje naporov in rezultatov tvojih aktivnosti in dela. Paretovo načelo pravi, da je v vseh okoliščinah 20 odstotkov dela odgovornega za 80 odstotkov rezultata. Torej, če poenostaviva: ko postavljaš svoje prioritete na seznam nalog, se osredotoči na tistih 20% nalog ali projektov, ki najbolj vplivajo na tvoje prednostne cilje.
Leta 1906 je italijanski ekonomist Vilfredo Pareto ugotovil, da je 80% italijanskega ozemlja v lasti 20% ljudi. Postal je obseden s tem razmerjem in ga poskušal vključiti v vsa svoja razmišljanja in raziskave.
Kako prepoznaš in vpelješ Paretov princip?
Lep primer je spoznanje, da večji del naloge narediš v prvih 80% časa, ki ga imaš. Tukaj je doma tisto spoznanje, da je dobro vsak dan začeti z najbolj težko nalogo dneva, saj je možnost, da jo boš naredil hitro in do konca najvišja.
Ko upravljaš s vojimi projekti preveri, če velja pri njih pravilo 80 / 20 ali da 80% težav izhaja iz 20% ponavljajočih se projetkov. Tukaj se potem lahko odločaš, če boš kakšen projekt spremenila, opustila.
Če vodiš skupno ljudi, lahko pravilo 80 / 20 preverjaš pri tem, ali velja, da 80% dela ekipe opravi 20% članov te ekipe. Če pripravljaš marketinške kampanje ali drži, da 80% prodaje ali konverzij opravi 20% tvojih strank, kupcev ali naročnikov. Ali pa 80% prodaje naredi 20% tvojih storitev ali izdelkov, če imaš na primer spletno ali fizično trgovino.
Vse opravke zabeleži v koledar ali med naloge
Razliko med nalogami in opravki sva že spoznali v 25. epizodi, ko sva govorili o nalogah in 26. epizodi, ko sva govorili o upravljanju s koledarjem. Opravki so vezani na točno določen termin od do – na primer sestanek. Te vedno zabeležiš v svoj koledar. Naloge niso nujno vezane na termin, imajo pa rok oddaje ali priprave. Naloge zapisuješ v eno od spletnih in mobilnih aplikacij kot je Asana, Trello, Slack, Todoist, Notion, … Pri tem lahko uporabljaš sistem veder ali stebrov, ki so pomembni pri tvojem delu (na primer po naročnikih, projektih ali predmetih, če si študentka ali dijakinja).
Podoben sistem uporabljaš pri upravljanju z digitalnimi dokumenti, o čemer sva govorili v 27. epizodi.
Najtežjo nalogo dneva narediš prvo zjutraj
Angleži temu rečejo eat the frog. Zakaj je to pomembno, sem ti zaupala v 24. in 25. epizodi, ko sva govorili o nalogah. S tem takoj pokljukaš velik del dnevnih zadolžitev in enostavneje ugrizneš v vse ostale, ki te še čakajo.
Osredotoči se na le eno stvar
Multitasking ni vrlina. Multitasking je zapravljanje časa, saj z njim ne prideš daleč na dolgi rok. Pri multitaskanju se lotiš več nalog, pogosto zelo različnih, na enkrat, nobene pa ne opraviš dobro ali tako, kot bi jo dejansko lahko. V svetu nenehne informacijske preobremenjenosti je osredotočenost pomembna veščina in vrlina, globok premislek ob delu pa neprecenljiv in postavljen ob bok opravilom najsposobnejših ljudi.
Izklopi obvestila, e-pošto, telefon, zapri vse zavihke na brskalniku, zapri vrata in … uporabi pomodoro tehniko, če boš ugotovila, da ti pomaga.
Pomodoro tehnika
To tehniko je zavil še en Italijan – Francesco Cirillo. Pomodoro (v italijanščini paradižnik) je morda najmočnejša strategija produktivnosti za osredotočanje na le eno stvar. Deluje pa takole: svoje naloge razdeliš na 25-minutne intervale, v katere vnašaš naloge, ki imajo podoben način dela ali področja (batching). Skupaj daš manjše, nezahtevnejše naloge, večje in zahtevnejše pa razdeliš na več 25-minutnih intervalov. Ugasneš vse lovilce pozornosti in nastaviš alarm na 25 minut. Ko zaključiš en interval si vzameš 5 minut odmora, na to nadaljuješ z drugim intervalom, ki je spet dolg 25 minut.
Jaz sem pred kratkim začela testirati ta princip in mi je res všeč. Uporabljam pa kuharsko uro za odštevanje, v tistih 5 minutah pavze se sprehodim po stanovanju in terasi, naredim matcho, skočim na wc … opravim hitri klic ali ga vrnem, če je prišel vmes, ko sem imela telefon po tiho in v drugem delu stanovanja.
Skrite prednosti pomodoro tehnike
Pomodoro tehnika je enostavna metodologija upravljanja s tvojim časom, ki te ob enem uči:
– razumeti in postaviti vrednost tvojega časa (najbolj pomembna valuta),
– kako bolje upravljati s svojim časom,
– kako izboljšati kakovost in količino opravljenega dela,
– kaj lahko narediš bolje, da boš lažje upravljala še s pričakovanji drugih ljudi in s svojimi pričakovanji;
– kako uveljavljaš svojo voljo in motiviranost, da deluje zate;
– kako se nehaš boriti z uro in nisi več žrtev časa;
– odličen način za spopadanje s potencialno potjo proti izgorelosti.
Podobne naloge in opravke postavi skupaj
O tem stva govorili v 26. epizodi, ko sva se pogovarjali o tem, kako svoj koledar organizirati po podobnih opravkih in ga s tem sprostiti. Primer: vsak ponedeljek med 9 in 10. uro se bom lotila osebnih financ (sem sodi plačevanje računov, preverjanje stanja na računu in kreditni kartici, spremljanje porabe, priprava načrta za nakup hrane, ki bo skladen s proračunom, …) ali pa v tej uri bom odgovorila na vsa sporočila, ki so se nabrala čez vikend (e-pošta, whatssup, instagram dm, facebook massenger, linkedin …).
Uporabljaj produktivnoste aplikacije, ki jim zaupaš
Koledar za opravke, ki je poenoten na računalniku in telefonu, za naloge Asana, Slack, Notion, Trello, za digitalne dokumente Dropbox ali Google drive, za gmail avtomatizirana prabila, oznake, mape.
Kdaj v dnevu si najbolj produktivna?
Si jutranja ptica ali najbolje delaš zvečer? Poskušaj se prilagoditi svojemu naravnemu ritmu.
Odstrani vse lovilce pozornosti
Facebook, Instagram, SMS, Whatssup, Viber, e-pošta, in še in še. Ko delaš, delaj in se poskušaj izogniti ostalim rečem, na katerih lahko hitro izgubiš ogromno časa. TikTok binge?
Živ in mrtev čas
Ameriški avtor Robert Greene je postavil tezo, da obstajata mrtev in živ čas. Mrtev čas je tisti, ko sediš in čakaš, da se stvari zgodijo. Živ čas je tisti, ko imaš vse pod nadzorom in ti aktivno upravljaš s svojo realnostjo. Mimogrede lahko tudi čas, ko si neproduktivna za določeno delo (to smo izkusili vsi v času samoizolacije), ki bi lahko bil mrtev čas, izkoristiš za osebno rast, novo znanje, … pogledaš spletni tečaj na skillshareu, prebereš knjigo, ki jo imeš na nočni omarici že en mesec, … sama se vedno lahko odločiš, kako boš zapravljala ali pa upravljala s svojim časom.
Postavi jutranjo rutino
Če je še nimaš in še nisi poslušala 8. epizode, ko sem govorila o pomembnosti jutranje rutine in ti predstavila svojo, skoči tja. Dobra jutranja rutina, ki bo delovala zate, se bo poznala tudi na tvoji osredotočenosti na delo in posledično produktivnosti. V 8. epizodi podcasta te naučim, kako sesatviš svojo. Če se še nisi prijavila na moje e-novičke, to lahko urediš na koncu tega zapisa. Ob potrditvi prijave dobiš, med drugim tudi PDF knjiživo mojih jutranjih rutin. Pa še en kup drugih brezplačnih e-knjižic, ki jih dobijo le moje naročnice na novičke.
Eisenhower matrica
To matrico sem omenila v prvem delu produktivnostnega niza epizod, točneje v 24. epizodi. Ta matrica ti pomaga postaviti prioritete med nalogami in opravki, ki te še čakajo. Sestaviš jo na podlagi opredelitve, kaj je pomembno in nepomembno ter nujno in nenujno.
To matrico sprejemanja odločitev je postavil 34. predsednik ZDA Dwight Eisenhower, ki je predsedoval med letoma 1953 in 1961. Preden je postal predsednik je bil eden od vodilnih generalov v ameriški vojski in je vodil ameriške zavezniške sile med drugo svetovno vojno. Kasneje je bil tudi prvi vodja NATA. To matrico je oblikoval, ker se je srečeval s težkim sprejemanjem in postavljanjem prioritet v izredno kratkem času, ki ga je narekovala vojna in se je moral znajdi in hitro odločiti.
To matrico lahko uporabiš, da postaviš pravilno zaporedje nalog in opravkov (najprej tiste najpomembnejše), da te naloge postaviš v urnik ali koledar po vrsti od najbolj pomembnih do ne tako pomembnih, pomaga ti pri delegiranju nalog drugim in spoznanju, kaj ni pomembno in kaj lahko spustiš.
Kadarkoli mi lahko svoj predlog ali vprašanje pošlješ na hello@ninagaspari.com ali na zasebno sporočilo prek Instagrama. Ko boš poslušala podcast Lovim ravnotežje, lahko narediš tudi print screen in ga deliš s svojimi sledilci na Instagramu. Ob tem me nujno označi, da te vidim in delim tvojo objavo naprej. Vesela bom tudi, če se boš prijavila na podcast (to enostavno narediš s klikom na SUBSCRIBE na tvoji aplikaciji, prek katere poslušaš podcaste), oddaš lahko tudi oceno in mnenje, s tem pa boš pomagala, da ta podcast sliši še več žensk.
Na koncu te epizode in niza o produktivnosti, ti dodajam še seznam knjig na to temo, ki ti bodo prišle prav pri iskanju najboljšega načina za produktivnost, ki bo delal tebi v prid:
Stephen R. Covey: 7 Habits Of Highly Effective People
Mark Manson: The Subtle Art of Not Giving a F*ck : A Counterintuitive Approach to Living a Good Life
Francesco Cirillo: The Pomodoro Technique : The Life-Changing Time-Management System
Brian Tracy: Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time
Timothy Ferriss: The 4-Hour Workweek
Greg McKeown: Essentialism : The Disciplined Pursuit of Less
Chris Bailey: The Productivity Project : Proven Ways to Become More Awesome
Hal Elrod: The Miracle Morning : The 6 Habits That Will Transform Your Life Before 8AM
