PRODUKTIVNOST 101 – UPRAVLJANJE Z E-NABIRALNIKOM IN E-POŠTO
POSLUŠAJ NA: APPLE PODCASTS | SPOTIFY | STITCHER | GOOGLE PODCAST
V 28. epizodi podcasta Lovim ravnotežje nadaljujeva s temo produktivnosti in danes se bova lotili organizacije e-nabiralnika in tvojega e-poštnega komuniciranja.
Če nisi poslušala prejšnjih epizod v sklopu produktivnosti, ti svetujem, da poslušaš najprej da poslušaš najprej 24., 25., 26. in 27. epizodo, v katerih sva se že spoznali z načini, kako učinkovito upravljaš z nalogami, koledarjem, zapiski ter fizičnimi in digitalnimi dokumenti. Nato pa se vrni nazaj na današnjo epizodo, v kateri bova ugriznili v smiselno postavitev e-nabiralnika in upravljanje z e-pošto. Če ti povem po pravici, tukaj sem sama zapravila največ časa.
Kako lahko urediš e-nabiralnik?
Obstaja več načinov urejanja e-nabiralnika: brisanje vseh nepomembnih sporočil, arhiviranje (tista sporočila, ki jih želiš obdržati, ker ti nekoč lahko pridejo prav), urejanje naročnin na e-novičnike, ki ti ne služijo več (ali se na njih nisi prijavila – odjavi se).
Inbox nič je eden od načinov, kjer izberes aktivnost za vsako sporočilo za namenom, da na koncu prideš do praznega e-nabiralnika, saj si vsa sporočila obdelala, shranila, nanje odgovorila, zapisala v naloge ali koledar, zapiske ali dokumente.
Pri tem sistemu to počneš, ko si zbrana v pisarni ali doma, ne v avtu na semaforju ali v dvigalu, na sprehodu ali ob zajtrku. Tisti čas uživaj v trenutkih, kot je učivanje ob zajtrku ali pa klepetu s prijateljico ali pa osredotočenosti na zeleno luč na križišču. Nameni si čas v dnevu, ko se lotiš tega dela.
Še ena stvar, ki jo je fino vključiti v komunikacijo prek e-sporočil: poslušaj predvideti in vnaprej rešiti kakšno od prihajajočih vprašanj. Na primer: če dobiš e-pošto z vprašanjem, če bi se lahko dobila na sestanku, namesto odgovora ja, dopiši, kdaj imaš čas – ponudi možne rešitve na to vprašanje. Tako boš aktivno soustvarjala svoj koledar, ob enem pa boš s tem pomagala tudi osebi, s katero komuniciraš, da bo hitreje obkljukala nalogo – dogovori se za sestanek.
Seveda je fino, če daš več možnih terminov, kdaj bi ti najbolj odgovarjalo in kdaj imaš še možnost za sestanek. Če se spomniš 26. epizode, kjer sva govorili o organizaciji časa, kjer podobne naloge dajemo skupaj (na primer sestanke le ob sredah), tukaj je odličen prikaz, kako lahko to vpelješ v svoje dnevno poslovno delovanje in življenje na sploh. Pri tem boš tudi vedno sama aktivna soustvarjalka odločitev in sebi in drugim pokazala, da ceniš svoj in čas drugih.
Če ti oseba predlaga termin sestanka, ki ti ne ustreza, odgovori s pozitivnim ne. Torej, ne morem, lahko pa vneseš alternativni termin. Tukaj se igraš z najbolj pomembno besedo ne, o kateri sva govorili v 9. epizodi tega podcasta.
Kadarkoli mi lahko svoj predlog ali vprašanje pošlješ na hello@ninagaspari.com ali na zasebno sporočilo prek Instagrama. Ko boš poslušala podcast Lovim ravnotežje, lahko narediš tudi print screen in ga deliš s svojimi sledilci na Instagramu. Ob tem me nujno označi, da te vidim in delim tvojo objavo naprej. Vesela bom tudi, če se boš prijavila na podcast (to enostavno narediš s klikom na SUBSCRIBE na tvoji aplikaciji, prek katere poslušaš podcaste), oddaš lahko tudi oceno in mnenje, s tem pa boš pomagala, da ta podcast sliši še več žensk.
