PRODUKTIVNOST 101 – UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI
POSLUŠAJ NA: APPLE PODCASTS | SPOTIFY | STITCHER | GOOGLE PODCAST
V 27. epizodi podcasta Lovim ravnotežje nadaljujeva s temo produktivnosti in danes se bova lotili organizacije dokumentov – digitalnih in fizičnih.
Če nisi poslušala prejšnjih treh epizod v sklopu produktivnosti, ti svetujem, da poslušaš najprej 24., 25. in 26. epizodo, v katerih sva se že spoznali z načini, kako učinkovito upravljaš z nalogami, koledarjem in zapiski. Nato pa se vrni nazaj na današnjo epizodo, kjer bova še podrobneje pogledali, kako lahko smiselno urediš svoje dokumente – fizične (še posebej, če si podjetnica imaš verjetno veliko fasciklov) in digitalne dokumente.
Ključno za shranjevanje digitalnih dokumentov
Najbolj pomembno pri digitalnih dokumentih in njihovem upravljanju je, da imaš zagotovljen zunanji prostor (običajno temu rečemo oblak), ki je ločen od pomnilnika tvojega računalnika in do katerega lahko dostopaš z vsake naprave.
Danes poznamo zanesljive, enostavne za uporabo, varne in predvsem dostopne načine za hranjenje digitalnih dokumentov v oblaku – Dropbox, Google Drive, iCloud, če uporabljaš Applove izdelke. Najbolj pomembno pri uporabi zunanjega shranjevalnika digitalnih dokumentov je, da so varni in omogočajo, da do dokumentov dostopaš prek svojega računalnika in telefona ali drugih naprav (če naprimer potuješ in skočiš na drug računalnik ali pa se ti je na primer tvoj pokvaril).
Kako postaviš sistem za shranjevanje digitalnih dokumentov?
Moj nasvet je zelo enostaven – po mojih izkušnjah se je sistem drevesa izkazal za najbolj logičnega in učinkovitega, zato ti bom predstavila tega. Seveda pa kot pri ostalih sistemih, ki sva jih obdelali v prejšnjih epizodah podcasta velja, da si postavi sitem, ki bo deloval tebi v prid in se lahko razlikuje od mojega.
Sistem drevesa enostavno pomeni, da strukturo digitalnih dokumentov urediš na način, da najprej postaviš glavne veje iz debla ali pa korenina drevesa (ki je v mojem primeru dropbox). Prva glavna veja je lahko razdelitev map po stebrih ali vedrih, ki sva jih omenili že v 26. epizodi, ko sva govorili o koledarju: služba, zasebno življenje, računi. Ključni stebri v tvojem vsakdanu. Tukaj si lahko pomagaš s stebri v svojem koledarju, da boš imela enako logiko.
Vse, kar sodi v vejo zasebno, naj bo postavljeno v to glavno mapo, ki jo nato razeliš na manjše veje (mape), na primer: računi, shopping lista, lahko najprej narediš mapo za leto in iz nje nadaljuješ z razdelovanjem map po sistemu, ki ti je najbolj priročen in smiseln.
Kadarkoli mi lahko svoj predlog ali vprašanje pošlješ na hello@ninagaspari.com ali na zasebno sporočilo prek Instagrama. Ko boš poslušala podcast Lovim ravnotežje, lahko narediš tudi print screen in ga deliš s svojimi sledilci na Instagramu. Ob tem me nujno označi, da te vidim in delim tvojo objavo naprej. Vesela bom tudi, če se boš prijavila na podcast (to enostavno narediš s klikom na SUBSCRIBE na tvoji aplikaciji, prek katere poslušaš podcaste), oddaš lahko tudi oceno in mnenje, s tem pa boš pomagala, da ta podcast sliši še več žensk.
