PRODUKTIVNOST 101 – ORGANIZACIJA KOLEDARJA IN ZAPISKOV
POSLUŠAJ NA: APPLE PODCASTS | SPOTIFY | STITCHER | GOOGLE PODCAST
V 26. epizodi podcasta Lovim ravnotežje nadaljujeva s temo produktivnosti in danes se bova lotili organizacije koledarja in pisanja zapiskov. Če nisi poslušala prejšnjih dveh epizod v sklopu produktivnosti, ti svetujem, da poslušaš najprej 24. in 25. epizodo, nato pa se vrneš nazaj.
Pravila za upravljanje koledarja
Ko se lotevaš organizacije svojega časa, najprej poglej v tiste naloge ali opravke, ki so vezane na specifičen čas. Zato najprej poglej v svoj koledar, nato pa v svoj sistem za upravljanje z nalogami. Tako boš vedno v koraku z svojimi časovno vezanimi opravki in nalogami, ki te čakajo, da jih obkljukaš. Na ta način boš vedno znala postaviti prioritete in imeti pregled nad svojim časom.
Moj način dela se verjetno razlikuje od tvojega. Ker si sama odrejam čas in večinoma si sama določam roke oddaj oziroma do kdaj moram opraviti določene naloge, je moj koledar gotovo precej drugačen od tebe, če delaš v podjetju, kjer mora biti tvoj koledar usklajen z drugimi sodelavci.
Kljub temu imam zate nasvet, kako lahko karseda optimalno organiziraš svoj čas in koledar. V svojem koledarju preveri, kdaj imaš na voljo daljše proste termine in tiste termine posveti delu, ki od tebe zahteva več miselnega napora – na primer načrtovanje, pripravo vsebin, pisanje strategije, učenje. Tista obdobja v koledarju, ki so časovno krajša, pa nameni za administrativna dela, krajše naloge, mini naloge, ki ne zahtevajo pretiranega mislenega napora in jih lahko hitro opraviš.
Torej daljša obdobja izkoristi za pomembne in strateške oblike dela, krajša pa za hiter, administrativne opravke.
Tudi pri zapiskih razmišljaj o sistemu, ki ti bo omogočal preglednost, enostaven dostop in smiselnost. Pri zapiskih je pomembna organiziranost. Pomisli na to, kako lahko način zapisovanja zapiskov preneseš v druge sisteme, ki si jih že postavila (sistem nalog in koledar), ali je tvoj sistem kompatibilen z drugima dvema? Hitro se zna zgoditi, da bodo tvoji zapiski pristali na številnih listih, ki so razstreseni po mizi ali pa na tisoč in enem post it listku.
Pri urejanju svojih zapiskov se lahko lotiš digitalnega ali analognega zapisovanja. Pri digitalnem je en krasen način uporaba aplikacije Evernote ali pa Notion ali pa navadne mobilne aplikacije Notes na tvojem telefonu.
Postavljanje sistema zapiskov je precej podoben postavitvi sistema koledarja – tudi tukaj je fino, da vse razdeliš po segmentih. Najprej določi ključne segmente kot je delo, osebno ali šola, če si še študentka. Oblikuješ lahko tudi arhiv za pretekle zapiske, ki jih želiš obdržati, ker ti znajo v prihodnosti priti prav. Tekoče projekte imej ločene, da boš imela hiter dostop do njih.
Jaz v tem delu uporabljam preplet digitalnih in analognih tehnik. Pod notes si zapisujem ideje za objave ali teme za podcast in blog. Večino stvari, ki jih sicer delam (na primer spletni tečaji, razmišljanje, ideje za prihajajoče vsebine za e-knjige in moj spetni tečaj) pa zapisujem v zvezke. Uporabljam moleskinove zvezke in za vsak segment imam svojega: e-knjige, spletni tečaj, brainstorming zvezek, ki je brez črt in vanj čičkam mislene tokove in vzorce.
Kadarkoli mi lahko svoj predlog ali vprašanje pošlješ na hello@ninagaspari.com ali na zasebno sporočilo prek Instagrama. Ko boš poslušala podcast Lovim ravnotežje, lahko narediš tudi print screen in ga deliš s svojimi sledilci na Instagramu. Ob tem me nujno označi, da te vidim in delim tvojo objavo naprej. Vesela bom tudi, če se boš prijavila na podcast (to enostavno narediš s klikom na SUBSCRIBE na tvoji aplikaciji, prek katere poslušaš podcaste), oddaš lahko tudi oceno in mnenje, s tem pa boš pomagala, da ta podcast sliši še več žensk.
