Produktivnost 101 – Upravljanje z dokumenti

V 27. epizodi podcasta Lovim ravnotežje nadaljujeva s temo produktivnosti in danes se bova lotili organizacije dokumentov – digitalnih in fizičnih.

Če nisi poslušala prejšnjih treh epizod v sklopu produktivnosti, ti svetujem, da poslušaš najprej 24., 25. in 26. epizodo, v katerih sva se že spoznali z načini, kako učinkovito upravljaš z nalogami, koledarjem in zapiski. Nato pa se vrni nazaj na današnjo epizodo, kjer bova še podrobneje pogledali, kako lahko smiselno urediš svoje dokumente – fizične (še posebej, če si podjetnica imaš verjetno veliko fasciklov) in digitalne dokumente.

podcast

Ključno za shranjevanje digitalnih dokumentov

Najbolj pomembno pri digitalnih dokumentih in njihovem upravljanju je, da imaš zagotovljen zunanji prostor (običajno temu rečemo oblak), ki je ločen od pomnilnika tvojega računalnika in do katerega lahko dostopaš z vsake naprave.

Danes poznamo zanesljive, enostavne za uporabo, varne in predvsem dostopne načine za hranjenje digitalnih dokumentov v oblaku – Dropbox, Google Drive, iCloud, če uporabljaš Applove izdelke. Najbolj pomembno pri uporabi zunanjega shranjevalnika digitalnih dokumentov je, da so varni in omogočajo, da do dokumentov dostopaš prek svojega računalnika in telefona ali drugih naprav (če naprimer potuješ in skočiš na drug računalnik ali pa se ti je na primer tvoj pokvaril).

podcast

Kako postaviš sistem za shranjevanje digitalnih dokumentov?

Moj nasvet je zelo enostaven – po mojih izkušnjah se je sistem drevesa izkazal za najbolj logičnega in učinkovitega, zato ti bom predstavila tega. Seveda pa kot pri ostalih sistemih, ki sva jih obdelali v prejšnjih epizodah podcasta velja, da si postavi sitem, ki bo deloval tebi v prid in se lahko razlikuje od mojega.

Sistem drevesa enostavno pomeni, da strukturo digitalnih dokumentov urediš na način, da najprej postaviš glavne veje iz debla ali pa korenina drevesa (ki je v mojem primeru dropbox). Prva glavna veja je lahko razdelitev map po stebrih ali vedrih, ki sva jih omenili že v 26. epizodi, ko sva govorili o koledarju: služba, zasebno življenje, računi. Ključni stebri v tvojem vsakdanu. Tukaj si lahko pomagaš s stebri v svojem koledarju, da boš imela enako logiko.

Vse, kar sodi v vejo zasebno, naj bo postavljeno v to glavno mapo, ki jo nato razeliš na manjše veje (mape), na primer: računi, shopping lista, lahko najprej narediš mapo za leto in iz nje nadaljuješ z razdelovanjem map po sistemu, ki ti je najbolj priročen in smiseln.

Kadarkoli mi lahko svoj predlog ali vprašanje pošlješ na hello@ninagaspari.com ali na zasebno sporočilo prek Instagrama. Ko boš poslušala podcast Lovim ravnotežje, lahko narediš tudi print screen in ga deliš s svojimi sledilci na Instagramu. Ob tem me nujno označi, da te vidim in delim tvojo objavo naprej. Vesela bom tudi, če se boš prijavila na podcast (to enostavno narediš s klikom na SUBSCRIBE na tvoji aplikaciji, prek katere poslušaš podcaste), oddaš lahko tudi oceno in mnenje, s tem pa boš pomagala, da ta podcast sliši še več žensk.

Zate pripravljam tudi krasen e-novičnik, v katerega vpletam podjetniške in lifestyle vsebine, ki so na voljo le naročnicam novičk. V vsako sporočilo vključim res fine, zanimive, uporabne in navdihujoče vsebine, sem in tja tudi kakšno brezplačno e-knjižico. Spodaj ob prijavi lahko izbereš, katera tema (podjetništvo ali lifestyle) te najbolj zanima in od mene boš dobila vsebine, ki so z izbrano temo povezane. Seveda se lahko odločiš tudi za obe temi. 

Takoj po potrditvi prijave na e-novičke bo v tvoj e-nabiralnik priletela pozdravna e-knjižica, nekaj dni kasneje pa sledi še nekaj finih knjižic, ki ti bodo gotovo prišle prav. Fino, kajne? Vesela sem tvoje družbe in zaupanja.

PREV

Produktivnost 101 - Organizacija koledarja in zapiski

NEXT

Produktivnost 101 - Upravljanje z e-nabirlanikom in e-pošto

LEAVE A COMMENT

0